A reforma tributária não mudou só alíquotas e nomes de tributos: ela acelera a necessidade de ERPs atualizados. Ficar em sistema desatualizado aumenta risco de erro na emissão de notas, na apuração e nas obrigações acessórias. Neste post, explicamos por que atualizar o sistema agora e o que o gestor deve cobrar do fornecedor.
Por que a reforma exige ERP atualizado?
A reforma do consumo trouxe IBS, CBS, Imposto Seletivo e mudanças em NF-e, NFS-e e escriturações. Na prática:
- Campos e regras de preenchimento de documentos fiscais mudam.
- Apuração de impostos passa a conviver com regras de transição e prazos específicos.
- Obrigações acessórias ganham novos formatos e envios.
Um ERP que não acompanha essas mudanças gera retrabalho (ajuste manual, planilhas paralelas), risco de multa (nota ou declaração fora do padrão) e atraso na entrega de informações ao contador e ao fisco.
Quais riscos de ficar em sistema desatualizado?
- Emitir nota com estrutura ou código incorretos, sujeito a rejeição na SEFAZ ou a questionamento em fiscalização.
- Apurar tributos com base em regras antigas, gerando divergência com a Receita ou com o contador.
- Perder prazos de obrigações acessórias porque o sistema não foi adaptado ao novo modelo.
- Sobrecarregar a equipe com trabalho manual para compensar o que o sistema não faz.
Quanto mais perto dos prazos obrigatórios, maior a corrida de todo mundo para adequar; antecipar reduz pressão e erro.
O que o gestor deve cobrar do fornecedor?
- Comunicado claro sobre em quais datas o ERP será atualizado para cada fase da reforma (consumo, obrigações acessórias, etc.).
- Testes em ambiente de homologação quando houver mudança relevante, para a equipe treinar antes de ir para produção.
- Suporte para dúvidas de preenchimento e de relatórios após a atualização.
- Documentação (ou treinamento) sobre o que mudou na tela e nos relatórios.
Se o fornecedor não der previsibilidade ou atrasar demais, vale avaliar alternativas — trocar de sistema no meio de uma reforma tributária é mais custoso do que já estar em um que acompanha as mudanças.
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